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業務整理のポイントと流れを解説!業務整理に必要な事とは?

業務整理のポイントと流れを解説!業務整理に必要な事とは?

企業業務の改革や効率化を進める上で欠かせない既存業務の整理。DX推進などの流れを受けて、『現在の業務のどこをデジタル化して効率化を図るか?』という課題を持っている方も多いのではないでしょうか。

このような疑問を解決するには、既存業務を整理しておくことが大切です。そこで今回は業務整理のポイントや作業の流れ、業務整理において必要な事を解説します。

 

今一度確認したい業務整理のポイントとは?

それでは、まず業務整理のポイントについて改めて確認しましょう。業務効率化を成功させるには正しく業務整理を行い、情報をまとめることが大事です。

 

ポイント(1) 目的を明確化する

まず大切なポイントとして目的を明確にすることが挙げられます。既存の業務をデジタル化・IT化することだけを目的としてしまうと、デジタルに慣れていない人はかえって利用が難しく、形骸化してしまうこともあります。

そのため、今一度何のために効率化するのかを考え、そのために必要な業務の整理、メンテナンスや利用の説明、改善のチェックは誰がするかも確認しましょう。そして何より、継続的に利用してもらうための工夫を行うことも大切です。

 

ポイント(2) 業務を可視化する

業務整理にあたっては業務の可視化も大切な事項です。業務は人によって担当している仕事が全く異なり、担当者以外はその業務に関してほとんど知らないケースも多いためです。

また、このように属人化した業務を改めて抽出・可視化することで、非効率となっている部分を発見し見直すことが可能となります。さらに業務を可視化して共有すれば、担当者にトラブルがあった際、別の社員が代わりに作業できるメリットも生まれます。

 

業務効率化で必要な業務整理の流れ

続いて業務整理の際に重要な作業の流れを解説します。主に下記の様なステップがありますので、参考にしてみて下さい。

 

ステップ(1) 業務フローのヒアリング(業務内容の把握)

最初のステップは、業務整理の対象業務の担当者や部署にヒアリングを行い、現在の業務フローを抽出し可視化することです。

基本的に多くの業務は様々な担当者や部署が関係しています。そのため、業務の全体像や影響範囲を把握しておかないと、業務改善後に連絡が伝わらず、かえって非効率な結果やトラブルを招くおそれもあります。

また、前述したように既存業務には属人化している部分もありますので、ヒアリングで業務内容の把握に努めましょう。

 

ステップ(2) フロー図の作成

続いて既存の業務フロー図の作成を行っていきます。ステップ(1)で様々な担当者や部署が行う作業を抽出しましたので、その情報を基に分かりやすいフロー図を作成していきます。

なお、フロー図の作成時には課題や疑問を挙げていきましょう。客観的な視点により様々な課題や疑問を抽出し、多くのメンバーで共有することで、新たな改善策や効率化のアイディアが生まれるようになります。

 

ステップ(3) 現場との確認

次のステップでは作成したフロー図を現場の担当者と確認・共有します。改めてフロー図が間違っていないか、漏れている作業がないかもチェックします。そして、フロー図作成時に出た課題や疑問に関して、現場の担当者からの意見などをヒアリングしていきます。

特にフロー図を作成する担当者と業務整理の対象業務の担当者が異なる場合は、こうしたすり合わせをすることが大切です。

 

ステップ(4) 改善点の洗い出し

現場での確認作業を終えたら、いよいよ改善点の洗い出しを行います。フロー図作成時に出た疑問や課題、そして現場担当者からの意見などをベースに、業務整理の対象作業に関わる部署やメンバーなどで改善点を抽出し話し合います。

必要であればデジタル化やDX化を進める新たなツールなどを導入し、社内ルールも変えることで効率化できないか検討します。

そして業務整理・効率化後の新たな理想のフロー図も作ることで、改善後の効果やルールの共有も可能となりますので実践してみましょう。

 

ステップ(5) 共有

最後に、洗い出し整理した改善点を社内に共有します。属人化していた作業や不要な作業、非効率な部分を改善するために、どのようなルールやツールの導入が必要かを解説します。その上で、社内のメンバーを巻き込みながら具体的に改善を進めていきます。

また、改善後に新たに標準化されたルールなどは慣れるまで面倒な部分もあります。しかし、継続的にチェックや現状把握を行うことは、業務の属人化や非効率な作業の発生を防ぐ上でも効果的です。

 

業務整理をする上で必要な2つの必須事項とは?

最後に業務整理に必要な事を改めて確認しましょう。業務整理のポイントや流れでも解説しましたが、特に大切なのは下記の点です。

・業務整理の対象となるタスクは現場担当者にヒアリングして現状を把握する。
・業務の可視化で属人化した業務や非効率な部分を洗い出す。

業務整理では普段は知らない他部署の仕事や、現場の仕事を理解しなければいけません。また、属人化した業務は標準化し、非効率な部分も改善する必要があります。そのため、上記の2つの事項は業務整理をする上で必須となるでしょう。

 

まとめ

以上、業務整理のポイントや流れ、必須事項などの解説でした。業務整理では他部署の社員やメンバーからのヒアリングを上手くできるかどうかが、効率化を成功させる上で大きく影響します。ぜひ、本記事を参考に業務整理に取り組んで効率化を目指しましょう。

 

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