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業務推進とは?仕事の内容と業務推進に必要なスキルを解説

業務推進とは?仕事の内容と業務推進に必要なスキルを解説

人手不足が叫ばれる中で業務効率の改善に取り組む企業が増えています。しかしながら、「効率化といってもどのように取り組めば良いか分からない!」という方も多いのではないでしょうか?

そこで、今回は業務効率の改善において必須となる『業務推進』の概要、仕事内容や必要なスキルについても解説していきます。

 

企業業績向上には欠かせない『業務推進』とは?

では、そもそも業務推進とはどのような意味があるのでしょうか?簡単に言うと推進には『前に進める』という意味がありますので、業務推進は『仕事や業務を前におし進める』という意味になります。

ただし、ビジネスで行われる業務推進には様々なパターンがあり、営業支援的な役割の業務推進や、経営課題の改善を目指す業務推進もあります。

いずれにしても業務推進では、既存の営業フローや事業の課題などを発見・改善し、各部門の売上達成や業務精度向上、効率化などが役割となるのです。

 

業務推進部の仕事内容について

それでは、次に業務推進部の具体的な仕事内容を確認しましょう。業務推進部の仕事内容は前述したように企業の経営課題の改善や問題解決、業務改革・効率化などを行うことがメインとなります。

業務推進では、経営管理のようにプロジェクトにおける課題や問題を発見し、人材・物資・資金のリソースを再配分・解決を目指す仕事とは多少異なります。経営者目線での改善というよりは、現場レベルでの業務内容の改善、そして効率化を目指すという部分に特徴があるのです。

そのため、業務推進部の仕事は現場の業務内容の把握や分析はもちろん、現場の担当者と寄り添い共に業務効率化を進め、結果を出すことが大切なのです。

 

業務推進をするために必要な7つのスキル

続いて業務推進を行うために必要な7つのスキルについてご紹介します。

 

スキル(1) コミュニケーション能力

業務推進では仕事を円滑に進めるためコミュニケーション能力が必要です。現場担当者との密なコミュニケーションで、既存業務の改善点や課題などを発見、上手く連携しながら改善を進めていく必要があります。

特に業務推進や効率化は1人で行える仕事ではありません。人間関係をしっかりと構築できるコミュニケーション能力は必須でしょう。

 

スキル(2) 調整力

調整力も業務推進には不可欠な能力になります。他部門のチームや人員との予定調整、異なる意見や考えが出た時の対応、業務効率化のための人員配置や時間配分などの調整も必要であるためです。

なお、上記の様な業務においても他の社員との意思疎通が大切ですので、やはりコミュニケーション能力も必要となってきます。

 

スキル(3) 実行力

業務推進を行うためには実行力も大切な要素となります。時に大がかりなプロジェクトや重大な業務改善・効率化の指示もありますので、不安や緊張に駆られることもあるでしょう。

しかし、そんな時でも率先してチームのメンバーや関係部署などと協力し、力強く業務推進を行っていく実行力が大切です。

 

スキル(4) 説明力

説明力も業務推進で効果を出すためには不可欠です。効率化には既存の業務やプロジェクトの課題を関係部署・メンバーに伝え、分かりやすく説明することが必要なためです。

また、業務推進や効率化には業務の改善案も作成し説明する必要があります。その点では論理的に分かりやすく伝える思考能力も大切でしょう。

 

スキル(5) リーダーシップ

業務推進はチーム単位や部署を超えて行いますので、他のメンバーを率いるためのリーダーシップも大切なスキルと言えます。

特に業務効率化は通常業務で忙しい他部署にも協力してもらいます。そのため、腰が重くなかなか動かない社員にも働きかける積極性や、関係人員をまとめ業務推進や効率化に取り組むリーダーシップが必要なのです。

 

スキル(6) 課題発見能力

課題発見能力も業務推進において大切なスキルです。業務推進や効率化のためには、既存の業務における課題や問題点を発見し、どのように解決すべきか考える必要があるためです。

この点は現場担当者や関係部署の人員とも話し合い、既存の問題点を見つけ、理想の状態にするための改善案を検討するのが良いでしょう。

 

スキル(7) 論理的思考力

論理的な思考能力は前述したコミュニケーション能力や説明力、課題発見能力といったスキルと関わりが深いです。

分かりやすく課題や改善案を説明するためには、論理的に内容を整理し、必要な部分を簡潔に解説・理解してもらうことが大事です。また、課題発見能力でも論理的に状況や業務を把握することが必要です。

 

コミュニケーション能力のポイントについて

最後に業務推進を行う上で必要なコミュニケーション能力のポイントを解説します。あらゆるスキルの基礎となる能力ですので、ぜひ確認してみて下さい。

 

ポイント(1) まずは話を聞く

業務推進では現場の要望やスケジュール、考え方や意見を聞く必要があります。そのため、まずはしっかりと相手の話を聞いたうえで、ニーズや改善点などを把握し、お互いが納得できる形での業務推進計画を立てましょう。

あらゆるビジネスでも同様ですが、コミュニケーション能力のポイントは、こうしたヒアリングで相手と意思疎通や認識共有を行うことになります。

 

ポイント(2) 簡潔に話す

いかに良い改善案やアイディアが浮かんだとしても、それを相手が理解できなければ業務改善や共同で行うプロジェクトの達成はできません。そのため、内容を簡潔に話し理解してもらうこともコミュニケーションのポイントです。

まずは結論を伝え、その後に理由や根拠を解説するなどして工夫しましょう。

 

業務推進には全社的な意識共有やポイントの理解が不可欠!

業務推進の概要や仕事内容、必要なスキルやコミュニケーションについての解説でした。大がかりな業務の効率化・業務推進のためには、上記の様な事項について、担当者はもちろん経営者や関係メンバーも含め理解する必要があります。ぜひ、本記事の内容を共有し、業務推進や効率化に取り組んでみて下さい。

 

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