業務可視化の重要性！可視化の方法やメリット、目的を解説
仕事が形になっているからといって、業務の一連のプロセスの流れを細かく理解していきれていない企業も多いのではないでしょうか？
近年では、テレワークの流行もあり業務可視化の重要性がさらに高まっています。業務内容を細かく理解できれば透明性が高まり、課題を発見し解決の道を模索することが容易になります。
本記事では、業務可視化の重要性やメリット、目的を紹介します。可視化の手段も同時に紹介するため、ぜひ実際に自社で取り組んでみてください。
業務可視化の重要性
業務可視化を行うと、企業全体で安定的かつ効率的に成果を出しやすくなるでしょう。業務内容が可視化されていない状態だと、取り組む人によって成果にムラが発生してしまい、安定した成果を出せません。
また、業務可視化をしておくことで業務上の不安要素の理解が容易になるでしょう。業務内容が複雑に絡み合っている場合、どこに不安要素があるのかを把握するのは困難です。業務を見える化していれば、業務を俯瞰できるため、業務上の不安要素を効率的に発見して解決の道を模索できます。
また、RPAの導入時やBPAにも役立ちます。RPAやBPAは導入するだけで成果が現れるわけではありません。効果的な施策を行うためにも業務可視化の実施が必要です。
業務可視化の目的
業務可視化の重要性はとても高いですが、目的が曖昧な状態だと十分に効果を発揮しません。そのためまずは目的について解説します。
業務改善に向けた現状把握
業務改善に向けた現状を理解するための目的として利用されます。実際の仕事の場面では、1つのプロジェクトに対しても、さまざまな部署同士の連携や利益の結びつきがあります。それらの流れを明確にしなければ効果的な業務改善を実施できません。
業務改善のために、現状への理解を深める必要があるときには、ぜひ取り組んでみてください。
業務上の問題点の洗い出し
現場の問題点の洗い出しが可能です。業務内容が曖昧な状態で現場の問題点を模索しても、抜け漏れの発生や非効率的な問題点の洗い出しとなる可能性があります。
効果のない改善をどれだけ実施してもコストが重なるだけで終わってしまいます。業務の内容への理解を深めてから、しっかりと現場の不安要素を探し出しましょう。
RPA導入やBPRに向けた現状把握
業務を自動化する「RPA」の導入や業務プロセスを見直す「BPR」に向けた現状把握にも業務可視化は有効です。RPAの導入やBPRは、実行するだけでは効果を発揮できません。効果を最大化するためには、どの業務内容を再設計すればいいのかを検討する必要があります。
その際に業務内容への理解を深めておけば効果的な施策ができるでしょう。
内部統制のための可視化
内部統制の実施をするために業務可視化を行いましょう。主に上場企業は監査を受けるために内部統制3点セットを提出することが求められています。
業務可視化をしておけば、業務フローチャートの作成が可能です。手間を少しでも節約するためにも取り組むことをおすすめします。
業務マニュアルのための可視化
業務内容への理解が深まれば業務マニュアルを作成する際に役立ちます。業務マニュアルはプロセスに漏れがないように作成しなければ十分に機能しません。自分の感覚だけで作成しても、他の人には理解ができないでしょう。
業務の内容がしっかりと理解できていれば、すでに業務プロセスは明らかになっている状態で、細かいところを詰めていくだけになるため、質の良い業務マニュアルが作成できます。
業務可視化のメリット
ここまで業務可視化の重要性について深堀してきました。次に、業務可視化のメリットについて解説します。
業務の全体像がわかる
業務の全体像の理解が容易になるため、業務上の課題を用意に浮き彫りにさせて、迅速に不安要素の解決に取り組めます。現時点で問題なく業務を遂行できているから、取り組む必要がないと考えるかもしれません。しかし、実際は多くの企業が予想している以上にはっきりと理解はできていません。
業務の全体像を把握して、効率よく不安要素の解決に取り組みましょう。
課題を共通認識できる
課題の共通認識化ができるため、全員が共通のゴールに向かってプロジェクトを遂行でき、達成率が高まります。現場で解決すべき課題は抽象的なものが多いため、対策をしなければ全員がバラバラな方向に進むケースも起こりえます。
業務を誰が見たときでも、全員の認識が揃うようにしておきましょう。
業務の属人化を把握できる
業務の属人化を把握できるようになります。そうすることで、誰が見ても業務内容を把握できるため、特定の誰かしかできない属人性の高い業務が少なくなります。組織全体を考えると属人性の高さはリスクとなるため注意が必要です。
急に誰かが業務を遂行できなくなった場合にも対応できるよう対策をしておきましょう。
業務可視化の方法
ここまで解説したメリットだけを知っていても、業務可視化の方法が分からなければ意味がありません。いくつか方法を紹介するため、自社に合った方法を探して実践してみてください。
業務一覧表の作成
業務一覧表を作成することで業務を可視化できます。作成においては、業務の構造を可視化して漏れのないように注意しましょう。精度が曖昧な状態だと、問題の発生確率が高まったり再調整をする必要があったりと余計な時間を要します。
本末転倒にならないためにも、上記の2点は必ず意識して作成しましょう。
業務プロセスを表にまとめる
業務プロセスを表にまとめれば業務を可視化できます。業務プロセスを表にまとめることで、社員の全員が視覚的に業務内容をインプットできるためミスを削減可能です。また、業務改善のポイントの発見にもつながるなど多数のメリットがあります。
表にまとめる際は、業務内容の漏れが発生しないように注意して作成しましょう。
スキルマップの作成
スキルマップを作成することで業務を可視化することが可能です。スキルマップとは、業務を遂行するにあたって必要となるスキルを見える化するツールをさします。それらを用いれば一人ひとりの強みや弱みを理解できるため、効果的な人材教育や部署配属が可能です。
社員一人ひとりが自分のことを知り、新たな不安要素を発見するキッカケにもなるでしょう。
業務可視化ツールの活用
ツールを活用して効率的に可視化しましょう。ツールはパソコンにインストールするだけで簡単に利用できます。導入するツールにもよって違いますが、それぞれの業務にどのくらいの時間をかけているのかを可視化可能です。
具体的には、マイクロソフトの製品やチャットツールの利用時間を可視化してくれます。新型コロナウイルスの影響で、テレワークが普及している中、社員がどのような業務に取り組んでいるのか把握できず悩んでいる方もいるでしょう。それらの課題もツールを用いれば解決できます。
業務可視化ツールの選び方
ここからは、業務可視化ツールの選び方を解説していきます。ツールを選ぶ際には必ず見るべきポイントがいくつかあります。ツール選びを間違えてしまうと、どれだけ努力をしても効果を出すことはできないため、紹介する選び方を参考にしてください。
ツールが導入目的にあっているか考える
ツールの種類は多種多様なため、自社の導入目的にあったものを選択する必要があります。機能がどれだけ優秀でも目的を達成できなければ導入する意味がありません。必ず自社の達成したい目的のために必要な機能が揃っているか確認しましょう。
また、ツールには「インストールタイプ」と「クラウドタイプ」があります。企業ごとに適切なタイプが異なるため必要な方を選択しましょう。
コスト
コスト面はツール選定をおこなう際に比較すべきポイントです。コストを無視してツール選定を行うと後悔することになるでしょう。初期費用がかかるため、簡単に乗り換えができるものではありません。後悔しないためにも、コスト面は長期的な目線でツールを選択するようにしましょう。
取得可能なデータ
ツールで使用するデータを取得できるかチェックしましょう。Webブラウザ、チャットツールなどのログは、ツールによって取得できる範囲が異なります。ファイルの階層など、取得できるデータの粒度が異なると、再加工が必要になる場合もあるため注意が必要です。それらのデータを手動で入力してしまうと想定以上の時間がかかるケースもあるため、取得できるデータは必ず確認しておきましょう。
サポート内容
ツールを選ぶ際は、サポート内容にも目を通しておきましょう。ツールにはさまざまな機能が搭載されているため、独自のやり方でツールを使用しても最大限使いこなすのは非常に難しいです。
効果的に使用するためにも、サポート内容が充実しているツールを選択して、自社のために活かしてください。
まとめ
この記事では、業務可視化が必要な理由や可視化の方法、メリットを解説してきました。業務可視化というと、一見難しく感じるかもしれませんが、実現することでさまざまなメリットがあります。
もし、自社に解決したい不安要素があれば、ツールを導入して改善につなげることが可能です。長期的に効果を発揮してくれるものであるため、自社の不安要素の解決につながるツールを検討してみてください。
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