業務管理とは？その内容や実施のポイント、ツール導入のメリット
業務管理とは、フローやプロセスを最適化することで、業務の効率化とともに生産性の向上を実現することです。近年、テレワークを導入する企業が増えたことで、業務管理の重要性がさらに高まっています。
しかし、いざ業務管理を導入しようとしても、どこから手をつけたらいいのかわからない方も多いでしょう。
そこでこの記事では、実際にどのように業務管理を実施するのか、導入にあたって重要になるポイントや使用するツールについて解説していきます。
業務管理とは
業務管理とは、業務を効率的に進めることで経営資源を適切に管理し、自社の利益を追求する手段です。社内ではいくつものプロジェクトが同時進行し、それぞれの業務が関連し合っているため、全体を把握した上での管理が必要となります。
業務管理を適切に行うことで、社内の業務をスムーズに進めやすくなりますが、業務の内容が多岐に渡り、管理する情報も膨大であるため、手作業では管理しきれません。
そのため、業務管理に特化したツールやシステムを導入することが一般的です。
業務管理が必要な理由
ここからは、組織において業務管理が必要だと言われる理由をまとめていきます。業務管理を行うことで、業務の流れが可視化されてスムーズになるため、生産性の向上が可能です。
以下では、それぞれの項目別に詳しく解説していきましょう。
一元管理が可能
業務管理は、各部署にまたがって処理されている業務を一元管理することが可能です。業務内容を可視化することで、無駄な業務処理を改善したり、仕事の進め方を見直したりすることができ、よりスムーズな業務が可能になります。
企業全体の業務を可視化できることで、部署間での連絡不足、意思疎通不足によるミスも防げるでしょう。
業務効率化
それぞれの部署で行われている業務の中で、優先的に取り組むべきものを把握できるため、業務の効率化につながります。同時に業務の属人化を防げるほか、業務をマニュアル化してクオリティを平準化することも可能です。さらに業務を効率化し、生産性の向上も期待できます。
社員数が少ないうちは業務内容の把握は難しくありませんが、社員数が増えるにつれ業務内容の把握が難しくなっていきます。効率的に業務を進めるためにも、全体を把握して可視化しながら見直しをすることを意識しましょう。
業務管理の内容
業務管理で管理する内容は多岐に渡るため、それぞれを管理する上で重要なポイントを理解することが重要です。ここでは、どのような内容を管理することが業務の改善や効率化につながるか、管理する項目や内容を具体的に解説します。
タスク管理
タスクとは、大きな仕事を細分化した仕事のことです。プロジェクトをスムーズに進めるためには、タスク管理を適切に行うことが大切となります。タスクの優先順位を正確に決めたり、リストを作成してタスクを管理したりするなどが必要です。
特に複数のメンバーが参加するプロジェクトでは、タスク共有が欠かせません。
時間管理
時間管理では、プロジェクト全体はもちろん、個人のタスクにかかる時間についても管理が必要です。時間を細かく管理することで、スケジュール通りに業務を進めやすくなり、計画に遅れが出た場合もすぐに対応できます。
特にプロジェクト型で動いているビジネスでは、期日に遅れないためにも適切な時間管理が重要です。
顧客管理
顧客管理は、取引のある顧客の情報を管理することです。氏名や住所、取引内容といった顧客情報を元に、顧客の課題や心情を把握することで最適な解決方法を選びやすくなります。顧客管理を徹底することは顧客満足度の上昇につながるだけでなく、新たな商品やサービスの開発、既存商品やサービスの改善につなげることにもつながるでしょう。
案件管理
案件管理は、営業における問い合わせや受注の内容、取引先との商談の内容や進捗状況を管理することです。案件管理は、受注・売り上げの見通しを立てるために必要な工程で、対応記録と併せて全体を把握することで、次にすべきことを可視化できます。
また、情報をチーム全体で共有しておけば、突発的な事態が起こった際のフォローが可能になることもメリットです。
人事管理システム
人事管理では、社員の個人情報、労務情報を管理します。氏名、年齢、入社年次、社員番号や異動歴など、秘匿性が高いデータが集約されるため、アクセス権限などセキュリティ対策が必要です。情報は人材の採用や人材育成、人事評価の策定、人員配置などで利用されます。
採用した人材に最適な環境を用意したり、社員の実績を正当に評価したりと、幅広い場面での活用が可能です。
勤怠管理
勤怠管理とは、社員の出社時間、退勤時間を把握し、何時間働いているのか正確に管理することです。残業時間、有給消化率の管理もできるため、労働基準法に違反した労働にならないよう管理することで、企業に対する社会的な信頼を守ることにもつながります。
勤怠管理はシステム化しやすいため、システムを導入することで事務作業の負担を軽減することも可能です。
経営管理
経営管理とは、経営全般にまつわる情報を管理することです。経営管理として事業、組織運営、戦略立案、売り上げ、利益についても、適切に管理する必要があります。それぞれのデータを適切に管理し、分析することで、経営に活かすことも可能です。
経営管理の対象については、業界や業種によって詳細が異なるため事前に確認してから管理をはじめましょう。
業務管理のポイント
ここからは、業務管理を行う上でいくつか押さえておくべきポイントを解説していきます。導入時から効果的に業務管理を行うために、それぞれのポイントを理解しておきましょう。
PDCAサイクルを定着させる
業務管理では、PDCAサイクルを回すことで業務の改善点が明らかになり、生産性の向上が望めます。PDCAサイクルとは、Plan（計画）、Do（実行）、Check（評価）、Action（改善）の頭文字をとったもので、業務改善のためのプロセスです。
しかし、CheckまではしてもActionまで至らないなど、途中までしか実施できていないケースもあるため、計画から改善まで行うことを意識しましょう。
ツールやシステムの導入
業務管理をスムーズに行うには、便利なツールやシステムを導入するのも有効です。社員の人数が増えるほど、管理する情報が多くなります。ツールやシステムを導入することで業務管理を行う社員の負担を減らせるほか、会社全体の業務を効率化できるでしょう。
状況によって必要なツールやシステムが異なるため、まずは自社の状況を正確に把握することからはじめます。
評価基準を具体化する
業務管理において、業務の評価基準を数字や指標で具体的に示すことが必要です。評価基準が明確になることで、進捗状況や実施効果を把握しやすくなります。滞っているところ、問題が発生しているところが把握しやすくなり、素早い対応が可能です。
状況に応じた適切な対策を講じることができるため、業務の効率化や生産性の向上も進めやすくなります。
テレワークにおける業務管理ツールを入れるメリット
業務管理はどのような企業に導入しても、業務の効率化で効果を期待できます。ここからは、主にテレワークが主流の企業が業務管理ツールを導入することで、どのようなメリットがあるのかを具体的に解説していきます。
社員の状況把握ができる
テレワークをしていると社員の業務を把握しにくくなります。そこに業務管理ツールを導入することで、ツール上から各社員の業務状況を確認することが可能です。進捗状況がどのようになっているのか、現在どの業務を行っているのかなど、リアルタイムで把握でき、社員から会社への報告もしやすくなります。
適切な人事評価ができる
業務管理ツールを用いることで、各社員の業務状況を正確に把握できるようになり、人事評価へ反映させやすくなります。特にテレワークでは業務のプロセスを直接把握しにくいため、どのような仕事をしているのか、どのような貢献をしているのか評価しにくいことが特徴です。
業務管理ツールを導入することで、業務全体を通して評価できるようになるでしょう。
残業時間を正しく管理できる
テレワークはそれぞれが別々の場所で業務に当たるため、長時間労働に気付きにくいことがデメリットです。業務管理ツールを導入することで、実際の就業時間を把握することができ、正確な勤怠記録を残せます。社員の自己申告だけでなく、実際の労働状況を管理できるため、過度な長時間労働を防ぐことが可能です。
パフォーマンスを改善できる
業務管理ツールを用いることで、業務状況や進捗を客観的に評価することができ、問題点を明らかにすることもできます。状況が可視化されることで、問題の原因も解明しやすくなり、問題の発見から改善までの期間短縮が可能です。
社内全体でスムーズに業務を改善できるようになるため、同時に生産性の向上も期待できます。
意思決定の質を高められる
業務管理ツールを導入することで、経営上の意思決定をする際、判断基準になる具体的な情報を得ることが可能です。
客観的な情報としても確認できるため、意思決定の際も冷静な意思決定ができます。ツールを用いることで自社の業務状況が日常的に可視化されているため、情報が必要になってから改めて調査・整理する必要もありません。
業務管理システムの種類
業務管理に役立つシステムは複数あり、経営状況や企業の規模によって求められるシステムは異なります。ここからは、業務管理システムの種類や、それぞれのシステムの特徴を解説していきます。
案件管理システム
案件管理システムとは、複数の案件をそれぞれ個別に管理し、原価や損益を計算してくれるシステムです。案件ごとに予定作業時間や実績作業時間を管理できるシステムや、案件別損益をリアルタイムで把握できるシステムなどがあり、プロジェクト管理で効果を発揮します。
案件管理が適切にできていれば、案件の属人化を回避することも可能です。
販売管理システム
販売管理システムとは、商品受注後の出荷、請求などのプロセスを管理するシステムです。主に卸売業や製造業の企業で活用されており、システムによっては商品の状況をまとめて把握できるため、棚卸しでも重宝されています。また、自社全体の売り上げや利益も、システム上での可視化が可能です。
情報を共有化することで業務を効率化できるとともに、ミスの防止にもつながります。
勤怠管理システム
勤怠管理システムは、社員の出退勤に関する情報を管理するシステムです。社員の労働時間を把握し、残業時間や残業代の管理、仕事の配分に活用できます。また、入力ミスや不正の防止、業務効率化にもつながるシステムです。
勤怠管理システムは人事管理システムの中に含まれていることも多いですが、勤怠管理システムのみを単独で提供しているものもあります。
営業管理システム
営業管理システムは、営業のプロセス、商談の状況を管理するためのシステムです。顧客情報の管理や、営業日報・ToDoリスト・訪問計画の作成も可能です。営業活動の効率化に役立つシステムで、社内の情報共有もしやすくなります。
システムによってはマップ機能が利用でき、地図上に顧客情報を表示させることが可能です。
顧客管理システム
顧客管理システムは、顧客情報や顧客との関係性をまとめるシステムです。顧客情報には、顧客の名前や住所、電話番号といった基本的な情報を登録できます。また、顧客ごとにニーズや状況も管理できるため、きめ細やかな対応やフォローも可能です。
見込み顧客や既存顧客などにわけて管理することで、営業活動の効率化にもつなげられるでしょう。
まとめ
この記事では、業務管理とは何か？という基礎知識から実施のポイント、ツール導入のメリットを解説してきました。
テレワークが増えたことでツールの導入を検討している方もいるでしょう。
業務管理ツールを導入すれば社員の負担を軽減し、企業全体の業務効率化を図ることができます。
ただし、業務管理システムは複数あり、状況によって最適なシステムは異なるため、導入するにあたって見極めが必要です。それぞれの特徴を踏まえた上で、最適なシステムを導入しましょう。
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