【2026年最新】無料で使える工数管理ツールおすすめ8選｜選び方と注意点を徹底解説
「プロジェクトの進捗が不透明で、誰が何に時間を使っているか把握しきれない」
「工数管理を導入したいけれど、最初から有料ツールを契約するのはハードルが高い……」
このように悩んでいるプロジェクトリーダーや担当者の方も多いのではないでしょうか。働き方の多様化が進む今、生産性を向上させるための「工数管理」は欠かせない要素です。
かつては、多機能なツールを使うには高額なライセンス料が必要でしたが、現在は無料プランでも驚くほど高機能なツールが数多く登場しています。しかし、いざ探してみると「人数制限が厳しい」「機能が足りない」「海外製で使いにくい」といった落とし穴があるのも事実です。
この記事では、IT現場から事務職まで、「本当に現場で使える」無料の工数管理ツール8選を厳選して紹介します。
単なるツールの紹介だけでなく、導入後に後悔しないための選び方のチェックポイントや、クラウド型とインストール型の違いについても徹底解説。この記事を読めば、あなたのチームに最適なツールが必ず見つかるはずです。
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〜目次〜 1.無料の工数管理ツールを選ぶ際の4つのチェックポイント |
無料の工数管理ツールを選ぶ際の4つのチェックポイント
無料ツールはコストがかからない分、どこかに「制限」があるのが一般的です。導入してから「こんなはずじゃなかった」と後悔しないために、以下の4つのポイントを必ずチェックしましょう。
① クラウド型かインストール型（オンプレミス）か
まず検討すべきはツールの提供形態です。工数管理ツールは、大きく分けて「クラウド型（SaaS）」と「インストール型（オンプレミス）」の2種類があり、それぞれメリットとデメリット、無料版の傾向が異なります。
- ・クラウド型（SaaS）：インターネット環境さえあればすぐに導入でき、サーバーの運用・保守はベンダー任せで済むため、手間がかかりません。多くの無料ツールはこの形式ですが、無料版は「ユーザー数」や「機能」に厳しい制限が設けられていることが多いのが特徴です。
- ・インストール型： Redmineのようなオープンソースソフトが代表的で、自社サーバー等に設置して利用します。サーバーを用意すれば完全無料・人数無制限で使えることが最大の魅力ですが、導入後のシステム保守・運用には専門的な知識やスキルが必要となります。
② 無料で使える「ユーザー数」の上限
クラウド型ツールの多くは、「5名まで無料」「10名まで無料」といったユーザー制限を設けています。
個人や少人数のチームであれば問題ありませんが、将来的にチームが拡大する可能性がある場合は、「1人追加するごとに有料プランに移行が必要か」を確認しておきましょう。
③ データの保存期間とストレージ容量
無料ツールを導入する際、最も見落としがちなのが「データ」に関する制限です。「過去のデータがいつの間にか消えていた」というトラブルを防ぐため、保存期間のチェックは必須です。工数管理で集計されたデータは、現在の進捗確認だけでなく、将来のプロジェクト計画や見積もりの精度を高めるための「重要な資産」とも言えるからです。
- 保存期間：
無料版では、「過去3ヶ月分までしか閲覧・利用できない」といった期間制限が設けられているケースが少なくありません。短期的な利用には問題ありませんが、長期的なプロジェクトの振り返り分析や、次年度の予算・工数見積もりを行うことができず、工数管理の真の目的を達成できなくなります。 - ストレージ：
また、工数情報に加えて関連資料やエビデンスのファイル添付を行う場合、ストレージ容量のチェックも重要です。容量オーバーになると、新しいデータの更新ができなくなったり、最悪の場合、過去のデータが削除されたりするリスクがあります。特にクラウド型（SaaS）の無料枠では容量が厳しく制限されているため、チームのファイル利用状況を考慮して容量を確認しましょう。
④ レポート・分析機能の充実度
工数管理の真の目的は、単に時間を記録することではなく、集計したデータをもとに「どのタスクに時間がかかりすぎているか」「誰の工数が過剰になっているか」といった「無駄」を見つけ出し、業務改善につなげることです。この目的を達成するために、分析機能の充実度は非常に重要になります。
- 自動グラフ化：
入力した工数が、プロジェクト別、メンバー別、タスク別などに自動で集計され、グラフやダッシュボードで「見える化」されるかを確認しましょう。視覚的に現在の状況を把握できれば、週次ミーティングでの報告や、工数の異常値を瞬時に察知することが可能になります。無料版では、このグラフの種類やカスタマイズ性に制限があることが多いため、最低限必要な分析軸（例：人別、プロジェクト別）が揃っているか確認が必要です。 - データ書き出し：
集計データをCSVなどで抽出・書き出しし、ExcelやBIツールなどで二次利用できるかも重要なチェックポイントです。専用ツールのレポート機能だけでは不十分な場合、自社のフォーマットに合わせた集計や、過去データとの突合分析を行うために、データの「持ち出しやすさ」が求められます。無料プランでは、データ書き出し自体が有料機能になっていたり、書き出しできる項目に制限が設けられていることがあるため、注意が必要です。
【目的別】無料で使える工数管理ツールおすすめ8選
ここからは、厳選した8つの無料ツールをカテゴリー別に紹介します。
① タイムトラッキング・計測に特化
「まずは誰が何に時間を使っているか正確に測りたい」というチームに最適です。
TimeCrowd（タイムクラウド）
日本発のタイムトラッキングツール。ブラウザやスマホアプリから「打刻」するだけで、リアルタイムにチームの稼働状況が可視化されます。
- 無料プランの制限： 打刻・レポート機能などの基本機能が利用可能（チーム利用は別途確認が必要）。
- 向いているチーム： 難しい操作を避けたいチーム、リモートワークの稼働把握をしたいチーム。
Harvest（ハーベスト）
海外で非常に評価の高い、シンプルかつ洗練されたツールです。工数入力から請求書作成までスムーズに連携できるのが特徴です。
- 無料プランの制限： ユーザー1名、2プロジェクトまで。
- 向いているチーム： フリーランスや、まずは少人数プロジェクトで試したい個人。
② タスク・プロジェクト管理重視
工数管理だけでなく、タスクの進捗管理も同時に行いたい場合に適しています。
Trello（トレロ）
付箋を貼るような感覚で使える「カンバン方式」の代表格。各カード（タスク）に工数を記録する運用が一般的です。
- 無料プランの制限： ワークスペースあたり10ボードまで。ユーザー数は無制限。
- 向いているチーム： 視覚的に直感的な操作を求めるチーム。
Asana（アサナ）
世界中の企業で導入されている高機能ツール。リスト形式やボード形式など、自分に合ったスタイルで工数を追いかけられます。
- 無料プランの制限： 最大10ユーザーまで。
- 向いているチーム： プロジェクト管理の質を上げたい10名以下の小規模チーム。
Taskworld（タスクワールド）
ガントチャートや分析ボードなど、プロジェクト管理に必要な機能がオールインワンで揃っています。
- 無料プランの制限： ユーザー数制限あり。一部の高度な機能に制限。
- 向いているチーム： 1つの画面でタスクもガントチャートも分析も完結させたいチーム。
③ 日本企業向け・初心者でも安心
海外製ツールに抵抗がある場合や、誰でも使いこなせるシンプルさを求める場合におすすめです。
Jooto（ジョートー）
日本のビジネス習慣に合わせて作られており、ドラッグ＆ドロップで簡単に操作できます。
- 無料プランの制限： 4名まで、ストレージ容量100MBまで。
- 向いているチーム： ガントチャートを無料で使いたい少人数のチーム。
④ 多機能・本格運用重視
「無料でも人数制限を気にしたくない」「自社でカスタマイズしたい」というニーズに応えます。
Bitrix24（ビトリックス24）
「ユーザー数無制限」という驚異的な無料プランを提供する海外製ツール。CRMやチャットも統合されています。
- 無料プランの制限： ユーザー数無制限、ストレージ5GBまで。
- 向いているチーム： ユーザー数が多いが、コストを一切かけたくないチーム。
Redmine（レッドマイン）
【インストール型】のオープンソースソフト。自社サーバーに設置すれば、完全無料で機能もユーザー数も無制限です。
「エクセルでいいのでは？」という疑問への回答
工数管理を検討する際、「わざわざツールを導入しなくても、使い慣れたExcel（エクセル）で十分ではないか？」という意見が必ず出ます。
確かに、エクセルには「初期コストがかからない」「誰でも操作できる」「カスタマイズが自由」という大きなメリットがあります。しかし、チームで運用する場合には、以下のような「エクセル管理の限界」に突き当たることが多いのです。
エクセル管理で起こりがちな3つの問題
同時編集によるデータ破損・競合
複数のメンバーが同時にファイルを開いて入力しようとすると、上書きミスが発生したり、ファイルが重くなって開かなくなったりします。
集計作業の工数（本末転倒）
メンバーが入力したデータを、管理者が関数やマクロを駆使して集計する……という「管理のための管理工数」が膨大になり、生産性を下げる原因になります。
リアルタイム性の欠如
メンバーの入力を待ってから集計するため、「今、誰がどのタスクで苦戦しているか」といった最新状況を把握するまでにタイムラグが生じます。
専用ツールへ移行すべきタイミング
以下のようなサインが見られたら、エクセルを卒業して無料ツールへ移行すべきタイミングです。
- ・管理するメンバーが5名以上になった。
- ・データの集計作業に毎週1時間以上費やしている。
- ・過去のデータがどこにあるか分からず、振り返り分析ができていない。
無料ツールであれば、こうした「エクセルの弱点」を解決しつつ、コストを抑えた運用が可能です。
無料工数管理ツールの落とし穴と注意点
無料で利用できるツールは魅力的ですが、ビジネスで利用する以上、いくつかのリスクや注意点を理解しておく必要があります。導入前に以下の3点を必ず確認しておきましょう。
① セキュリティとデータの所在
無料プランでは、高度なセキュリティ設定（IPアドレス制限や二要素認証の強制など）が制限されていることがあります。
また、クラウド型の場合は「データがどこの国のサーバーに保存されているか」も重要です。企業のセキュリティポリシーによっては、海外サーバーへのデータ保存が認められないケースもあるため、事前に確認が必要です。
② サポート体制の欠如
ほとんどの無料ツールにおいて、電話やチャットによるリアルタイムサポートは提供されません。
何かトラブルが発生した際や使い方が分からない時は、自力でヘルプページを読み込むか、コミュニティフォーラムで解決策を探す必要があります。「止まったら困る」という重要なプロジェクトで利用する場合は、この点が大きなリスクになります。
③ プラン変更やサービス終了のリスク
ツールベンダーの都合により、無料プランの範囲が突然狭まったり（例：無料枠が10名から3名に減少）、サービス自体が終了したりする可能性もゼロではありません。
また、将来的に有料プランへ移行したくなった際、「データの書き出し（エクスポート）がスムーズにできるか」も確認しておきましょう。データ移行ができないと、特定のツールに縛られる「ベンダーロックイン」の状態に陥ってしまいます。
まとめ：自社に最適なツールを選ぼう
工数管理ツールは、チームの生産性を引き出すための強力な武器になります。無料ツールの最大のメリットは、「リスクなしですぐに試せること」です。
まずは気になるツールを2〜3個ピックアップし、実際の業務で1週間ほどテスト運用してみることをおすすめします。現場のメンバーが「これなら続けられそう」と感じるツールこそが、あなたのチームにとっての正解です。
エクセル管理のストレスから解放され、よりクリエイティブな業務に時間を使える環境を整えていきましょう。
自動工数管理ツール「Qasee」も無料トライアル可能
工数管理において、最大のネックとなるのは「計測の手間」と「データの正確性」です。日報形式の自己申告では、従業員の負担となり、データに曖昧さや偏りが生じてしまいます。Qaseeは、この課題を根本から解決するために設計された、自動で業務データを取得・分析する工数管理システムです。
導入検討のサポートとして、無料トライアルも実施しております。こちらから資料請求が可能です。
5-1. 手間ゼロ」の自動データ取得
Qaseeの最大の特徴は、従業員が手動で日報や工数入力を行う必要がない点です。
- PC作業を自動で記録: 業務に使用するPCに専用クライアントをインストールするだけで、どのアプリケーションを、どの時間帯に、どれだけ利用したかのデータが自動的に記録されます。
- AIによる工数の自動仕分け: マネージャーが設定したルール（アプリケーション名やキーワードなど）に基づき、取得した業務データを特定の「プロジェクト」や「業務」に自動的に紐付け（仕分け）します。これにより、従業員は最初に設定を行うだけで、その後の工数入力をほぼ自動化できます。
- カレンダー連携による可視化: PCを利用していない時間も可視化できるため、会議や電話対応といったアナログ業務もスケジュールと紐付けて正確に把握できます。
5-2. データ活用で実現する経営層への戦略レポート
自動取得されたデータは、単なる工数記録で終わらず、経営層が意思決定を行うための戦略的な指標へと変換されます。
- 正確な業務コストの把握: プロジェクトやタスク単位での正確な人件費コストがデータに基づき算出され、予想コストまで把握できるようになります。これにより、赤字案件の早期特定や、適切なクライアントへの追加請求が可能になります。
- AI業務診断機能: チームや個人の働き方の「健全度」を週次・月次で自動採点し、通常の働き方と異なる傾向（例：特定の作業に時間をかけすぎている）をチェック項目として抽出。アナログな非効率業務の特定や、システム化の種を見つけることに役立ちます。
- 組織リスクの低減: 日々の業務状況がタイムラインとしてログに残るため、情報セキュリティや労務に関する問題が発生した場合も、過去の業務データを遡り、原因を特定するためのリスクアセスメント機能としても活用できます。
5-3. 「働き方」を改善する機能
Qaseeは効率化だけでなく、従業員自身の働き方改善もサポートします。
- 自動勤怠打刻: 業務状況から勤務開始・終了時間を自動生成できるため、打刻忘れの懸念がなくなり、労務管理の負担が軽減されます。
- セルフマネジメント機能: メンバー自身が自分の働き方の状況（集中時間、ムダな作業時間など）を確認し、効率的な働き方を自ら促すための仕組みが提供されます。
公式ホームページでもQaseeの機能を確認してみてください。
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