意味のない1on1の特徴とは?すぐにやめるべき理由と改善方法も解説!

意味のない1on1の特徴とは?すぐにやめるべき理由と改善方法も解説!

近年、社員教育に力を入れる企業が増えていますが、その中で多くなっているのが「1on1」を実施する企業です。

しかしながら、実際に取り組んでみると効果を実感できず、「本当に自社にとって必要なのか?」と疑問に感じている方も多い現状です。

そこで、本記事では「意味のない1on1」の特徴とすぐに辞めるべき理由、そして本当に「意味のある1on1」にする方法などを解説していきます。

意味のない1on1の特徴とは?

それでは、まず「意味のない1on1」はどういうものなのかを見ていきましょう。具体的には下記の様な特徴が見られます。

ご自身で行っている1on1でもこの事例のようになっていないか、ぜひチェックしてみましょう。

特徴(1)1on1の目的が理解されていない、浸透していない

1on1の目的は、ミーティングを通して現状で部下が抱える課題や問題点を、上司が把握し部下の成長を促す目的や意図があります。

また、部下が上司と定期的に話すことで、信頼関係を構築し組織力の強化につなげる狙いもあります。しかし、明確な目的もなく雑談ばかりになってしまい、せっかくの貴重な時間を無駄にしてしまっているケースもあります。

そのため、1on1では必ず目的や意図を定め、上司と部下それぞれが理解し、悩みの共有や部下のキャリアアップの方法などを議論するようにしましょう。

特徴(2)なんとなく行っている

1on1について意味や目的を理解していたとしても、経営層から言われてフォーマット通りにただやっているだけでは意味がありません。

必要であれば記録などを残し、継続的な1on1で部下の育成を行えるよう、目的や意図を定め、主体性をもって話し合うことが大切です。

また、部下自身もただ参加するだけでなく、現状の課題などを上司と共有し、自らの成長につなげる積極的な取り組みが必要になります。言われた通りの形式で1on1を進めるだけではなく、時には上司や部下自身が必要だと思う目的を定め話し合いましょう。

特徴(3)上司ばかりが一方的に話している

せっかく時間を設けて1on1の機会を設けても、上司ばかりが話をして、部下の本音や悩みを打ち明けられないケースも多いです。

1on1では上司と部下が積極的な対話を行うことで、部下が抱える悩みや問題を解決し成長や組織力の強化につなげる目的があります。上司からの一方的な評価やアドバイスだけになってしまい、部下が委縮して相談しづらくならないように注意しましょう。

時にはオープンクエスチョンなどで部下に考えさせる質問をすることや、自分の失敗談などを話し、親近感を感じてもらうのも良いでしょう。

特徴(4)1on1の優先度を低くしている

その他にも1on1の取り組みを後回しにして、他の仕事よりも優先順位を低くしてしまうケースも存在します。通常の業務や会議などよりも優先度を下げてしまうと、内容も適当で中途半端な1on1になってしまいます。

そうなると、せっかくの時間が無駄になるだけではなく、部下から上司へのマネジメント能力の不信感も出てしまいます。

1on1を行う場合には必ず必要な時間を確保し、目的事項がしっかりと達成できるようにしましょう。

意味ない1on1をすぐにやめるべき理由

本来であれば、1on1は上司・部下の互いの信頼関係を深めますが、「意味のない1on1」をすると逆効果になる場合があります。

理由(1)時間が無駄になってしまう

30分や1時間といった短時間とはいえ、他の仕事に回せた時間を割いて部下との1on1に時間を充てることになります。意味のない1on1をしてしまうとかえって時間が無駄になり、他の仕事の進捗の遅れや生産力の低下を招く事態もおきます。

数多くの部下を抱える上司の場合には、その人数の分1on1を行う時間も多いため、特に時間が無駄にならないよう気をつかうべきでしょう。

ただし、1人当たりの1on1の時間や内容を切り詰め過ぎてしまい、目的や意図が中途半端にならないようにすることも大切です。

理由(2)人材育成ができていない

目的や意図があいまいな「意味のない1on1」では、部下の課題や問題解決ができず、かえって人材が育たないという悪循環が生まれてしまいます。会社の成長には、社員や従業員の成長の存続が不可欠ですから、このような事態は会社にとっても悪い影響となります。

そのため、1on1を行う際には必ず目的や意図を定め、それを達成できるような取り決めや議題を決めてから話しましょう。人材育成が目的なのであれば、議論内容の答えをただ教えるのではなく、部下自身に解決策を思考させ、行動を促す「コーチング」も有効です。

理由(3)上司に対する部下の信頼度が下がってしまう

前述したように「意味のない1on1」で、目的なく時間を浪費する会議は、部下から上司への信頼度も下げてしまいます。

部下にも仕事があり、時間を割いてまで1on1を行うわけですから、お互いにとって有益な時間となる1on1にすることが望まれます。日頃から上司もマネジメント能力を磨き、部下のサポートの仕方やコーチングの方法も学ぶべきでしょう。

また、日常的に部下の言うことにも耳を傾け、信頼関係をしっかりと構築しておくことも非常に重要です。

理由(4)1on1が次第に重い負担になる(退職に繋がる)

1on1は信頼関係が築けている上司・部下の関係であれば有益ですが、逆にそのような信頼がない上司と部下の場合には、精神的な負担になります。

特に部下にとっては信頼できない上司との1on1は、本音を話せずかえってストレスとなる要因になります。このような1on1が続き、部下が精神的に追い込まれ、離職や退職になる原因とならないよう注意する必要があります。

1on1を意味のあるものにしていく方法とは?

意味のない1on1の特徴、そしてやめるべき理由を説明しました。では、実際に1on1を意味のある有益な対話にするためには、どのような事を心掛けていけば良いのでしょうか?それぞれ見ていきましょう。

方法(1)経営者層が1on1の目的や意義をしっかり発信する

まず大事な事としては、1on1の目的や1on1で得られるメリット、意義を経営層が把握し発信することです。ただ1on1への取り組みを指示するだけでは、明確な目的や意図が伝わりません。

社員が1on1の重要性も理解できないまま対話を行っても、前述した「意味のない1on1」となってしまう可能性が高くなります。まずは経営層が率先して1on1への理解や取り組みを行い、社員にも重要性を理解してもらえるよう、発信をしていくことが大切です。

1on1は上司・部下の信頼関係構築、上司のマネジメント力向上や部下の成長などの効果がありますので、積極的に発信していきましょう。

方法(2)上司が抱える部下の数を抑える、異なる部署の人と行う

いかに効率よくスケジューリングしたとしても、そもそも部下の数が多い上司は、それだけ多くの時間を割かなければなりません。そのため、必然的に1人1人の1on1の時間や内容も薄くなってしまいます。

管理職であるマネージャーや上司が抱える部下の数を抑え、必要な場合には減らすことも検討した方が良いかもしれません。もしくは直接の上司だけではなく、異なる部署の人との1on1も良いかもしれません。

自分とは異なる業務を行い、違う環境にいる人との会話は、時に新たな気づきや発想が生み出されるきっかけにもなります。いずれにしても、1on1で1人1人の負担が増えてしまい、逆に組織力が低下してしまわないように配慮しましょう。

方法(3)コーチングも行うことを意識する

1on1では、ただ上司が部下に課題解決のための答えを教えるだけでは、部下の自主性や問題解決能力を養うことはできません。そのような答えを教えるだけの「ティーチング」ではなく、部下に問いかけて答えを考えさせる「コーチング」を行うことも重要です。

しかしながら、上司も最初から「コーチング」ができる人はいません。そこで、必要に応じて上司にはコーチング力向上のための研修や、コニュニケーションスキルを高めるための学習も受けてもらいましょう。

ちなみにヤフーでは上司が部下の話をしっかりと聞く「傾聴」や、部下が納得できるようなアドバイスの伝え方を学べる「フィードバック」の研修が行われています。

方法(4)上司・部下ともに目的を理解し共有する

続いて大切なことは1on1での目的を上司・部下ともに理解し共有しながら、目的の達成に向けて行動していくことです。「意味のない1on1」になってしまう事例として多いのが、目的を理解しないままなんとなく1on1を行ってしまうケースです。

そのようなことにならないよう、上司・部下ともに1on1での目的や、解決したい課題などをまずは共有し、対話を行っていきましょう。

おすすめは対話の内容などを記録として残しておくことです。記録として残せば、次回以降も参考にすることが可能となり、進捗も把握できるため目的達成の可能性が高まります。

方法(5)スケジュールを一緒に決める

1on1ではスケジュールを決めることも重要になります。ただし、上司の都合だけで一方的に予定を決めてしまうと、当然ながら部下にはストレスとなりますので注意しましょう。

1on1の日程は上司から一方的に予定を決めるのではなく、必ず部下も納得した上で、一緒に予定を立てていくのが効果的です。一緒にスケジューリングを行うことでお互いの仕事の忙しさも把握でき、目的達成のために掛かる時間や工数についても話すことができます。

もし都合が悪くなってしまった場合には、必ず日程の再調整を行うことで、1on1はやらなければならない重要な事項であると意識づけすることも大事です。

方法(6)カジュアルに行うようにする

1on1では目的の達成が重要ですが、毎回真剣に話しているだけでは部下にとっても負担となり、ストレスになる可能性があります。

そのため、時には話題を限定せず息抜きができるよう、カジュアルに雑談メインで1on1を行うのも良いでしょう。特に会議室やワークスペースでの1on1は緊張しやすく、部下にとっては本音や気楽な話がしにくい雰囲気があります。

会社だけに限らず公園やカフェ、飲食店などリラックスできる場で、普段話せない事や部下から話したい内容を聞くのも有効です。

方法(7)記録を残すようにする

その他、1on1で重要なのは対話の内容を記録に残しておくことです。できれば専用の管理ツールなどがあると良いでしょう。対話の内容を覚えておくことは大変ですので、次回以降の1on1の参考にするため、記録することが効果的です。

また、記録をしておけば、部下が自分の抱える課題や問題をどのように解決していくか、進捗や変化を追うことができます。

さらに、記録をとって1on1自体に連続性を持たせることで、より継続して行う意欲も起きるため、記録はぜひ取りましょう。

1on1は双方向の対話を重視し、負担にならないようにすることが肝要!

以上、「意味のない1on1」やその特徴、そして「意味のある1on1」にする方法についての解説でした。意味のある1on1にするためには多くの注意点や方法がありました。

重要なことはお互いの対話と目的意識の共有、そして何より1on1自体が負担とならないように配慮することです。時間を割くのは大変ですが、上手くいけば組織力の向上や人材育成の原動力になりますので、ぜひ本記事を参考に実践しましょう!

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