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1on1とは?実施方法やメリット、成功のポイントを解説

1on1とは?実施方法やメリット、成功のポイントを解説

近年注目を集めている1on1ですが、1on1という言葉を聞いたことがない方や、具体的なやり方や進め方が分からない方も多いのではないでしょうか。
そこで、1on1の実施を検討している方や、1on1がどのようなものなのかを知りたい方へ、1on1の具体的なやり方や進め方をご紹介します。
他にも、気をつけることや成功させるためのポイントもご紹介するので、これから1on1を取り入れようかと検討している方は、ぜひ参考にしてみてください。

1on1とは

1on1ミーティングともよばれる1on1とは、上司と部下が1対1で行う面談のことです。
上司と部下の双方がオープンになって話し合うことで、信頼関係を築くことができ、さらに働きやすい環境を整えることによる、人材の育成や定着を目的としています。
1on1は多ければ毎日、少なくとも毎月といった高い頻度で、定期的に行われるのが一般的です。
1回の時間が15分〜30分程度と短時間なのも特徴で、最近の成長起業では多くで取り入れられています。
また、Apple社やFacebook社、Google社といった、世界的にも有名な企業が密集するアメリカのシリコンバレーでは、すでに1on1は文化となっています。

1on1と従来の人事面談の違い

1on1と従来の人事面談との大きな違いは、その実施する目的で、行う頻度も人事面談は3ヶ月〜1年に1回と、1on1ほど高頻度ではありません。
また従来の人事面談の目的は人事評価なので、改善点や目標設定など、業務に関しての内容が大半です。
一方で1on1は、業務内容に限らずプライベートや部下が抱える悩みまで、その話し合いの内容は多岐にわたります。
1on1では、基本的に上司が部下の話に耳を傾けますが、ときには上司も自分自身のことを話すなど、リラックスした雰囲気で行われます。
このように、1on1は従来の人事面談とは違い、上司と部下がコミュニケーションを図る場としても活用されます。

1on1実施によるメリット

1on1を実施することで、どのようなメリットを得られるのか、そのメリットを4つご紹介します。
1on1という面談を行うことで、業務面や精神面、人間関係といったさまざまな方面で、良い影響をもたらすことができます。

部下の成長とモチベーションの向上

1on1では、上司が部下の話に耳を傾けてくれるので、部下から上司へ改善してほしい点などの提案もすることができます。
その意見が反映されたり評価してもらえたりすることで、部下にとってのやりがいとなり、モチベーションの向上へと繋がります。
また、そのようなことを繰り返すことで、自分で改善方法を考える力が自然と身につき、部下の成長を促進することもできます。
企業にとっても、業務がより良く改善されていくので、生産性が向上するといったメリットがあります。

上司と部下の信頼関係が構築される

普段の業務の中では、上司と部下がお互いのことを話す機会がとれなかったり、とりずらかったりすることもあるでしょう。
そこに、1on1という時間を設けることで、お互いの本音を話す機会ができ、距離もぐっと縮まります。
そして、お互いのことを深く知っていくことで、強い信頼関係を築いていくことができます。
この強い信頼関係を築くことができれば、業務の連携もさらにスムーズになり、より効率的に仕事を進めることができるようになります。

メンバーの状態悪化を早期発見でき、離職防止に繋がる

仕事やプライベートで悩んでいても、上司へ相談するには勇気がいったり、話しを切り出すタイミングも難しかったりするものです。
そしてそのまま上司へ相談できず、1人で思い悩んでしまうと、急な退職へも繋がりかねません。
そこで、1on1を定期的に行うことにより、部下が上司へ悩みを相談する機会が生まれ、また高い頻度で行うことで、その後のサポートも行うことができます。
これによって、メンバーの状態悪化を早期に発見でき、改善やその後のサポートを行うことで、離職の防止へと繋がります。

組織力強化

社員が団結することで発揮される組織力は、ある程度成長した企業をさらに成長させる上で、とても重要だと言われています。
そしてこの組織力の高い企業に共通することとして、社員の育成制度が整っており、企業と社員が同じ目標をもっている、ということがあります。
またその他にも、上司と部下のコミュニケーションが活発で、社員同士が助け合うことのできる社風だということも共通しています。
そしてこれらは、1on1によって上司と部下が話し合う機会をつくることで、強化ができるものばかりです。

1on1実施の流れ

1on1を意味のあるものにするためには、決められたやり方や進め方に沿って行う必要があります。
また、あまり馴染みのない制度だからこそ、その意味や目的をしっかりと社員へ説明し、理解と協力を得ることが大切です。

目的の共有

社内には、1on1について知っている社員や、経験したことのある社員もいるかもしれませんが、言葉を聞いたこともないという社員もいるかもしれません。
このため、初めて1on1を導入する場合や、初めて1on1を行う社員には、まず1on1を行う目的を説明するようにします。
1on1を行う目的を、上司と部下の双方がしっかり理解してから面談を行うことで、その効果を発揮させることができます。
このように1on1は、上司と部下の双方が、行う目的をしっかり理解して意欲的に取り組むことで、初めて効果が出るものなのです。

日時の設定

1on1は、部下の話に耳を傾ける場なので、日時についても部下の要望を聞いてあげるようにしましょう。
よりオープンな話し合いができるよう、行う場所についても部下の意見を取り入れようにし、また毎回同じ場所で行う必要もありません。
1on1の効果をより発揮させるためには、部下がリラックスして話せる空間をつくることが重要となります。
やむを得ず、日を改める必要が出てきた場合には、中止となってしまわないよう、上司から新たな日時の提案をするようにしましよう。

1on1の実施

特に、初めて1on1を導入する場合や新入社員の場合には、まず話し合うテーマを事前にいくつか考えておくと良いでしょう。
そのテーマをあらかじめ共有しておくことで、部下にとっても心の準備がしやすくなり、何を話すかもを考えておくことができます。
そして実施時には、上司からの発言が中心とならないよう、部下の話に耳を傾けるようにします。
また、実施後に会話の内容を振り返ったり、引き継ぎ時の参考になったりするよう、話の内容は記録しておくようにしましょう。

1on1を成功させるためのポイント

1on1を成功させるために、面談を実施する上司の方へ、ぜひ知っておいて欲しいポイントを3つご紹介します。
事前にこのポイントをおさえておくだけで、1on1の面談で得られる成果は大きく変わってきます。

部下の本音を聞き出す上司の姿勢(傾聴)

1on1を成功させ、効果的に運用していくためには、上司がどれだけ話を聞くスキルをもっているかが重要となってきます。
まず、部下が本音を話しやすくなる雰囲気をつくるポイントとして、部下の話をさえぎらないよう注意します。
部下が話し終えるまで、相づちなどを交えつつしっかり話に耳を傾け、部下が話し終えてから発言するようにします。
話すスピードや声の大きさを相手に合わせたり、さりげなく相手と同じ仕草をしたりするのも、親近感をあたえることができ効果的です。
また、部下が萎縮してしまわないよう発言は肯定的な内容にし、質問をする場合には部下の発言を促すために、「YES」や「NO」では答えられない内容にしましょう。

自己開示

上司と部下が、お互いのことをまだあまり知らない場合に、いきなりオープンな会話をするのは難しいでしょう。
この場合には、上司が自分のありのままをさらけ出す自己開示を行うことで、部下に親近感をもってもらえ、ぐっと距離を縮めることができます。
具体的には、これまでの失敗談や苦労話、恥ずかしかった話など、少し場が和むような内容が良いでしょう。
あえてそのようなネガティブな話をすることで、こちらが心を開いていることをアピールすることができます。
相手に心を開いてもらうためには、まずは自分から心を開き、会話をしていくことが大切です。

部下のタイプを把握

1on1をより効果的な時間にするためには、それぞれの部下のタイプを把握しておくことも大切です。
人それぞれで価値観や性格は違うため、相手がどのようなタイプなのかによって、相づちの仕方や発言内容を変える必要があります。
1on1では、まず部下に親近感をもってもらい、心を開いてもらうことが大切なので、始めに部下のタイプを把握し、より相手が求めている回答をできるようにしましょう。
これによって、部下へのより良い接し方や仕事のふり方、サポートの仕方なども把握することができます。

1on1の注意点

1on1では、事前の準備がとても大切なので、自分は大丈夫だと過信することなく、十分な準備をしておくようにしましょう。
その際に確認しておいてほしい注意点が5つあるので、こちらも併せて把握しておいてください。

なぜ、1on1を行うのか意味や目的を明確にする

業務が忙しく、なかなか時間のとれない場合など、1on1を行うことに対して疑問をもつ部下が出てくることもあるでしょう。
1on1は上司と部下の双方が、行う目的を理解して行わなければ、なにも得るものがない意味のない時間となってしまいます。
このため、1on1に仕方なく参加している部下がいた場合には、意欲的に取り組んでもらえるよう、納得のいく説明をする必要があります。
このためには、まず上司自身が1on1を行う意味や目的を、しっかり理解しておかなければなりません。

アジェンダをある程度決めておく

1on1を行う上で、話すテーマであるアジェンダをある程度決めておくことで、有意義な1on1にすることができます。
1on1を始めたばかりで、まだお互いのことをよく知らない場合には、まずお互いのことを話す時間を設けます。
回数を重ねるごとに、徐々に業務に関連する内容が中心となるよう、切り替えていくと良いでしょう。
このアジェンダをある程度決めておかなければ、ただの雑談で終わってしまい、せっかくの時間が無駄になってしまいます。
また、話したい事や話した内容、振り返りなどを記録できる、1on1シートなども活用しながら進めると良いでしょう。

継続が必要

1on1では、部下の悩みや不満にいち早く気づき、解決のためにサポートすることを目的の1つとしています。
そのため、継続的に実施することでその後の進捗確認ができ、また部下が上司へ相談できる機会も増やすことができます。
これらによって、部下の仕事に対する満足度が上がり、もっと会社に貢献したいという意欲を掻き立てられます。
また、継続的に実施してきた1on1が途切れないよう、これまで話をした内容を記録し、上司が変わっても引き継げる体制を整えておくことが大切です。

上司が話しすぎない

1on1を行う目的は、部下の話に耳を傾け、部下の現状を聞き出すことで、より働きやすい環境をつくることです。
しかし、そこで上司が話し過ぎてしまうと、部下の話を聞く時間が減り、また上司とは違う意見を言い出しづらくなってしまいます。
さらに、従来の人事面談のような雰囲気になってしまい、本音を打ち明けることができなくなってしまうかもしれません。
上司の話が3割〜4割、部下の話が6割〜7割になるよう意識しながら、面談を行うようにしましょう。

話しやすい雰囲気や流れを意識

1on1は部下に本音をぶつけてもらう場なので、話しやすいリラックスした雰囲気づくりが大切です。
ときにはお茶菓子をつまみながら、ときには外を散歩しながらなど、その実施方法に決まりはありません。
さらに、肩の力を抜いてもらえるよう、最初は仕事以外の話から始めるなど、話の流れにも注意すると良いでしょう。
このような話しやすい雰囲気や流れを意識することで、部下の本心や言い出しづらい悩みなども聞き出すことができます。

1on1のデメリット・課題

1on1は、そのやり方や進め方を誤ってしまうと、全く効果のないものになってしまうのがデメリットです。
そこで、そのようになってしまう理由と、1on1が意味のないものになることを防止するための課題も、併せてご紹介します。

やり方や進め方を失敗すると逆効果に

ここまで紹介してきた、やり方や進め方を無視して1on1を進めてしまうと、せっかくの1on1が逆効果となってしまうことがあります。
例えば、上司自身が1on1を行う意義を見いだせず、それを部下へ伝えてしまうと、部下の信頼を得るどころか逆に信頼を失いかねません。
そして信頼できない上司へ、部下は悩みを相談しないでしょうし、信頼できる上司がいない会社では、モチベーションも下がってしまいます。
せっかくの1on1という時間を、より効果的なものにするためには、やり方や進め方に注意して実施する必要があります。

上司側のスキル不足による「無駄な時間化」

1on1を成功させるには、それを行う上司にどれだけスキルがあるかも重要になってきます。
この上司に必要なスキルは4つあり、話を聞く傾聴スキル、話しを引き出す質問スキル、部下に合わせた指導ができる指導スキル、正しいフィードバックができる伝達スキルです。
例えば、上司が自分の話ばかりすると、部下の話を引き出せませんし、それによって正しい指導もできなくなってしまいます。
上司側のスキルによっては、1on1の時間が無駄な時間化してしまうので、上司側のスキルもしっかり磨いておくようにしましょう。

Qaseeの活用(案:1on1でQaseeを活用する)

クラウド型のSaasサービスであるQaseeは、従業員の働きを自動で分析し、生産性が上下する要因を自動で分析してくれます。
健康的に働くためには、生産性が高くなりすぎるのも問題なので、適切な生産性で稼働する必要があります。
また、実際に従業員が動くデータに基づいて分析してくれるので、客観的な印象や感覚ではなく、事実に基づいた話し合いができます。
1on1の場で、従業員の話をしっかりと聞きながら、事実に基づいて分析されたデータを一緒に確認することで、より効果的に課題へアプローチできます。

まとめ

1on1は、上司が中心になって会話をする従来の人事面談とは違い、部下が中心となって会話を進め、双方のコミュニケーションを図るための場になっています。
ここで、上司自身がオープンな話をするなど、リラックスした空間をつくることで、部下の悩みや仕事に対する姿勢などの本心を聞き出せます。
このような、上司と部下がオープンになって話し合う場を設けることで、上司と部下の信頼関係が構築され、また上司は部下のタイプに応じた育成方法を見つけることができます。
1on1を成功させるには、やり方や進め方といったポイントをおさえ、上司側のスキルも磨いていくことが大切です。

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