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1on1ミーティングシートとは?利用すべき理由や運用の注意点!

1on1ミーティングシートとは?利用すべき理由や運用の注意点!

部下の成長を促し、会社の人材育成や組織力の向上に役立つ1on1ミーティング。しかしながら、実際に1on1を実施しても「目的の達成や成果が出ない」、「有益なミーティングにならない」という方もいるのが現状です。

そこで、今回は1on1を有益な対話にする上で有効な「1on1ミーティングシート」をご紹介します。ぜひ、本記事のようなシートを使い1on1に活かしてみて下さい。

1on1ミーティングシートとはどんなもの?

1on1ミーティングシートは、1on1を行うときに対話をスムーズに進め、また後日内容を振り返ることができるようにするためのシートです。企業によって内容は異なりますが、事前に上司が部下に聞きたい内容や、実施の目的などを記載し、全社統一のフォーマットとして作成します。

そして、作成されたシートはミーティング前に部下が記入、上司もその記入されたシートを確認した後、当日1on1に取り組みます。このように事前に部下の考えや議題について把握し準備することで、当日の1on1でも慌てずスムーズに対話を進行できます。

また、対話の内容を1on1ミーティングシートに記録しておけば、後日また上司や部下が対話内容を確認できるメリットがあります。特に、数多くの部下を抱える上司にとっては、それぞれの部下と話した内容を整理しておく意味でも有効でしょう。

なぜ1on1ミーティングシートを利用するべきなのか?

では、次に1on1ミーティングシート利用するべき理由についてお話します。主に下記の様な理由があるため、導入する企業が増えています。

理由(1)1on1ミーティングの対話の質が向上する

まず1on1ミーティングシートを利用すべき理由として、上司と部下の対話の質が向上するメリットがあります。1on1には部下の課題解決や成長、上司との信頼構築という大まかな目的はありますが、その目的達成のための対話内容は厳密に決まっていません。

そのため、事前に議題を決めていないと、話しの方向性が定まらず、せっかくの時間が無駄になってしまうのです。したがって、こうした「意味のない1on1」にならないよう事前にシートを使い、議題についても決定し、お互い把握しておくことが有効なのです。

このようにすれば、当日ミーティング時間中に議題を考える時間や、質問を考える時間も省け、短時間でより有益な1on1にすることができます。

理由(2)ミーティングのクオリティが担保できる

1on1では基本的に上司が部下の育成を進めることが目的ですが、上司によってはマネジメントスキルが十分でない場合もあります。また、人によってはコミュニケーションが苦手な人もいるため、あらかじめ話す内容や進め方を全社的に統一し、シートにまとめておきます。

こうして、ある程度話す内容がまとめてあれば、話し方や進め方に自信がない上司でも、迷うことなくミーティングを進行でき、人によって差も生まれにくくなります。

特に、上手く部下の考えや本音を引き出せるような質問項目を決めておけば、どんな上司が1on1を行っても、一定のクオリティが保てるでしょう。

理由(3)議事録として活用できる

何度もミーティングを重ねると、前回話した内容や質問も忘れてしまいます。そうすると同じ対話や質問を繰り返すことになり、時間も無駄になりますので、1on1ミーティングの質も低下してしまいます。

このような事態を防ぐ上でも有効なのが、1on1ミーティングシートを使い、議事録のように話した内容を記録しておくことなのです。記録をとればミーティングに連続性が出るため、継続的に内容を深掘りでき、より充実した議論や対話を行うことができます。

また、抽出された部下の課題や問題点などを残しておけば、前回からどのように改善や進捗が進んだかも把握することが可能です。さらに回を重ねればそれだけ記録内容も増えますので、過去の自らの考えや行動を思い出すための資料としても活用できるでしょう。

1on1ミーティングシートで入れるべき内容とは?

続いて1on1ミーティングシートに入れるべき内容に関しても見ていきましょう。事前にしっかりと議題や質問内容を準備しておくことで、1on1ミーティングの失敗を防止できますので、ぜひ下記を参考に作成してみて下さい。

内容(1)目標と進捗状況

まずは部下自身が考えた目標やテーマを決めておくこと、そして現時点での目標までの進捗を入れておくことが重要です。目標はできるだけ明確なものにすると良いでしょう。将来的に形成したいキャリアやチャレンジしたい業務でも構いません。

その上で、現時点での目標とのギャップや進捗を把握し、達成するためにはどのようなスキル、環境、時間、情報などが必要か検討します。必要であれば上司や他者からの協力を仰ぐのも良いでしょう。1on1にて目標達成までの道筋を明確化し、行動計画もシートに記入していきます。

内容(2)現時点での課題

部下が現在抱えている悩みや課題、問題などもシートに記入してもらいます。日常業務では基本的に仕事の進捗報告程度の連絡で終わってしまうため、1on1では部下の悩みや課題などをじっくり聞くチャンスです。

そこで、1on1の前に現時点で目標に対してどのような課題があるかを、部下に考えてもらい記入しておくようにします。そして上司はその課題を把握し、ミーティング前にアドバイスを考えておくことで、1on1の際には課題解決のための対話に時間を割くことができます。

内容(3)前回のミーティングからの変化

2回目以降の1on1ミーティングでは、目標までの進捗状況とは別に、部下の意識や行動に変化があった部分も記載しておくと良いでしょう。このように部下の心情や意識にも気を配って記録しておくことで、モチベーションのケアや細かなマネジメントによる信頼構築も可能になります。

また、部下の良い意識の変化があった場合、それは1on1が成功した証明となります。1on1ミーティングの成果確認の意味でも、記録は取っておくと効果的です。

内容(4)上司と部下の信頼関係を構築できる質問

その他にも、事前に部下の考えを上手く引き出せる質問内容を決めておくことで、1on1をより有意義な時間にすることができます。例えば、日頃から感じてはいても仕事中は話せないような、下記の様な質問事項を入れておくのも良いでしょう。

・組織に対して思うこと
・現在の仕事に対して感じていること

上記の様な会社に対する考えや仕事に関して感じていることは、本音を言いたくてもなかなか話す機会がないのが現状です。そのため、1on1でこうした部下の考えを引き出せる機会を作れば、ストレスや不満の解消にもなり、本音で話せる上司とも信頼関係ができます。

内容(5)部下のモチベーション向上に繋がる質問

質問については、部下が将来的に望むキャリアアップの目標などもモチベーションアップに繋がるため入れておくと良いでしょう。例えば下記の様な質問が該当します。

・今後、磨いていきたい能力やスキルは?
・将来的にどのようなキャリアを積みたいか?
・これからどんな仕事やプロジェクトに挑戦したいか?

このような質問で議論を深めれば、部下の成長目標も明確になり、キャリアに対するイメージも描けるためモチベーションも向上します。また、上司も部下の目的達成のために必要なことを一緒に検討できるため、これからの業務や1on1の方向性も定まるでしょう。

内容⑥ 日頃困っていることや相談したいこと

部下が日常で困っていることや相談した内容も記入しておくことは重要です。特に人間関係などは悪化すると退職の原因にも繋がりやすいため、業務以外にも部下の人間関係の悩みや困りごとも把握しておくことが大事です。

また、その部下以外の職場の人間関係も可能であれば聞くと良いでしょう。そうすれば、日頃は気づきにくい職場内の悪化した関係や課題を発見でき、大きな問題になる前に対策をとることも期待できます。

ただし、こうした内容を無理に部下から聞くのは信頼を損ねますので、ある程度1on1を重ねて、信頼関係を構築できた時点で聞いてみましょう。

1on1前には上司も事前準備が必要です!

1on1を行う前には、事前に課題となるテーマや質問の回答を部下が記入しますが、上司もミーティング前には部下の日常業務の様子を把握しておきましょう。

そして、日頃の部下の業務の取り組み方や進め方を確認し、課題や改善点があるか検討し、事前にミーティングシートに記入します。そうすれば、1on1でフィードバックを行うことができ、部下のパフォーマンスも向上、組織力の向上にも繋がります。

また、このように準備を充分に行っておけば、当日になって慌てずに済み、1on1で無駄な時間を過ごしてしまうこともなくなります。

なお、部下に行うフィードバックは、必ず改善点や問題点の指摘だけでなく、部下が上手く取り組めている事も確認し評価してあげましょう。その方が部下にとっても、「良い部分も見てもらっている」と感じますので、モチベーションアップや自主性の向上に繋がります。

1on1ミーティングシート運用の注意点とは?

それでは最後に、1on1ミーティングシートを利用していく際の注意点についても解説していきます。主には下記の様な注意点がありますので、覚えておきましょう。

注意点(1)部下が基本的に記入する

1on1は基本的に部下の育成や自主性向上、マネジメントのために行われます。そのため、まずは部下自身が内省し自分のことをシートに記入、それを基に上司からフィードバックやアドバイスをもらうことが必要です。

ポイントとしては、部下自身がしっかりと自分と向き合い、課題や反省点、将来の目標や今の心情などを洗い出すことになります。その上で、1on1の時には上司から積極的にアドバイスをもらい、能動的にミーティングにも取り組むことで自己成長に繋げる意識を持ちましょう。

なお、部下の能動的な思考を促すには、「イエス」「ノー」で答えが終わらない様な「オープンな質問事項」を作成し、回答してもらうのがおすすめです。

注意点(2)1on1ミーティング前に上司と共有

1on1前には、事前に上司と部下がテーマや話す内容を共有することが大切です。理由としては下記の様な点があるためです。

・前もって質問や回答の準備をしておくことで対話がスムーズになる
・話すテーマや内容についての認識違いが起きることを防げる
・日頃から上司と情報の共有や相談を行うことが身に付く

特に、前もってテーマや回答した内容を上司と共有しておくことで、上司も適切な回答を準備する時間ができ、部下に良いフィードバックができます。

注意点(3)シートは保管し継続的に利用する

こちらも前述しましたが、ミーティングシートは部下ごとに分けて保管し、いつでも見返して継続的に利用できるようにすることもポイントです。部下にとってはシートを継続的に利用することで、過去の自分の課題や進捗状況確認、そしてこれから行うべき行動や計画の調整に活用できます。

また、上司にとっても部下の成長の様子や、それぞれの部下の課題や悩み、考え方を知る良いツールになりますので、より質の高いアドバイスも可能となります。

シートを活用しての事前準備が1on1成功の大きなカギ

以上、1on1ミーティングシートを利用すべき理由や入れる項目、運用の際の注意点についての解説でした。日常で行う経営会議や業務ミーティングなどと比べると、1on1は軽視されてしまいがちな傾向にあります。

しかしながら、1on1もミーティングシートを活用し、事前準備をしっかりと行うことで、組織にとって有益な効果を得られます。ぜひ、本記事を参考に質の高い1on1を行ってみて下さい!

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